Facturer sous Word ou Excel en 2019 : 2 avantages et 4 inconvénients
Facturer en utilisant Word ou Excel en 2019, c’est encore possible. L’utilisation d’un logiciel de facturation n’étant toujours pas obligatoire. Beaucoup d’entreprises continuent à utiliser Word ou Excel pour préparer leurs factures. Quels sont les avantages ? Quels sont les inconvénients ? Voici mon analyse basée sur ce que j’ai vu sur le terrain.
Rappel : Utiliser un logiciel de facturation en 2019 : ce n’est toujours pas obligatoire.
Contrairement à ce que la loi prévoyait à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel de facturation pour émettre une facture, n’est toujours pas obligatoire. Il ne faut pas confondre l’obligation d’émettre une facture pour les ventes aux particuliers qui dépassent 25 € TTC et l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation. Cela n’a rien à voir. On peut très bien encore aujourd’hui établir une facture « à la main » en utilisant un cahier à carbone Exacompta. C’est parfaitement légal même si ça peut paraitre totalement dépassé par les usages.
Sommaire
1er avantage de facturer avec Word ou Excel : le coût
Etablir une facture avec logiciel de traitement de texte Word ou un tableur Excel présente un avantage de coût évident pour celui qui utilise déjà ces outils. Ça ne lui coûte rien (en apparence). Zéro. C’est LA raison principale pour laquelle, beaucoup d’entreprises n’utilisent pas de logiciel de facturation pour établir leurs factures. Y compris certaines grosses entreprises ou startup, qui ont très vite grossi et qui d’une certaine façon se sont faites « piéger »
2ème avantage à utiliser Excel ou Word pour facturer : le gain de temps
Quand vous préparez une facture avec Word ou Excel, vous partez en général d’une facture déjà existante. Vous la modifiez. Puis vous l’enregistrez sous une nouvelle référence. Le tour est joué ! Vous avez facturé. Ça a duré, dans certains cas, moins d’une minute. Il faut reconnaitre qu’il est quasiment impossible de facturer plus vite qu’en utilisant un tableur ou un traitement de texte, lorsqu’on a déjà un Template de facture. Faire ses factures sous Word ou Excel, ça fait gagner du temps. C’est vrai !
2ème avantage à utiliser Excel ou Word pour facturer : le gain de temps
Quand vous préparez une facture avec Word ou Excel, vous partez en général d’une facture déjà existante. Vous la modifiez. Puis vous l’enregistrez sous une nouvelle référence. Le tour est joué ! Vous avez facturé. Ça a duré, dans certains cas, moins d’une minute. Il faut reconnaitre qu’il est quasiment impossible de facturer plus vite qu’en utilisant un tableur ou un traitement de texte, lorsqu’on a déjà un Template de facture. Faire ses factures sous Word ou Excel, ça fait gagner du temps. C’est vrai !
Alors quels sont les inconvénients ?
1er inconvénient : Un manque de professionnalisme qui se voit.
Qui n’a pas fait une facture sous Word ou Excel en repartant d’une facture ancienne et en oubliant de mettre à jour le nom de l’interlocuteur ou la date de la facture ? Votre client vous le fait gentiment remarquer. Vous corrigez en quelques secondes et le client ne dit rien. Mais en termes d’image, cette petite erreur révèle un manque de rigueur et donc de professionnalisme. Ce n’est pas forcément idéal pour votre développement.
2ème inconvénient : le coût de traitement comptable
Un autre inconvénient quand on fait ses factures sous Word et Excel, c’est que pour les enregistrer en comptabilité, il faut que le comptable les saisisse à la main, une par une. Il est quasiment impossible de les déverser en 1 clic en comptabilité (sauf si votre comptable a la capacité d’importer l’ensemble de vos factures enregistrées sous forme de liste dans un tableau récapitulatif).
Ces opérations de saisie comptable manuelles sont chronophages et seront finalement facturées et payées par votre entreprise.
3ème inconvénient : le coût de migration lorsque vous mettez en place un logiciel de facturation
Certaines startup prises par le temps, n’utilisent pas de logiciels de facturation.
Le jour où elles veulent faire la bascule d’une facturation tableur/traitement de texte vers un logiciel de facturation, le coût de la migration peut être très important. Car d’un seul coup, elles doivent ressaisir dans le nouveau logiciel de facturation : toute leur base client, tout leur historique de facturation et toute leur base de produits ou de services. Raison pour laquelle, certaines ne le font jamais et utilisent toujours Word et Excel alors qu’elles font plusieurs millions de chiffre d’affaires. Elles se sont fait « piéger » ! Dommage, car le coût de bascule aurait été dérisoire si elles l’avaient faite au début de leur histoire.
4ème inconvénient : le risque d’erreurs
En faisant ses factures avec Excel ou Word, les risques d’erreurs sont nombreux : erreur d’oubli de facturation, erreur de calcul, erreur de taux de TVA, erreur d’adresse, erreur de numéro de facture, erreur de conformité des mentions figurant dans la facture, etc.
Quand faut-il abandonner Word et Excel pour passer à un logiciel de facturation ?
En matière d’utilisation d’un logiciel de facturation, ma recommandation est la suivante : Pour les entreprises qui établissent au plus 5 factures par mois, il n’est pas forcément nécessaire de mettre en place un logiciel de facturation. Le risque d’erreur et faible et le coût de traitement également.
Pour les autres entreprises qui établissent des factures, je recommande la bascule au plus tard dans les 12 ou 18 mois qui suivent le dépassement du seuil de 5 factures.
Pour vous aider, USTON a écrit un ebook dans lequel figure un comparatif des logiciels de facturation en fonction en fonction de votre activité.
